К вопросу о ликвидации старых документов

Из года в год организация или компания любого уровня обзаводится огромным количеством документации.

Из года в год организация  или компания любого уровня обзаводится огромным количеством документации. Это и переписка, инструкции, морально устаревшие, операционные карты, бухгалтерские ведомости, акты и многое другое. Шкафы становятся загруженными, устаревшие бумаги собирают кучи пыли.

Определенные документы, согласно требованиям перечня предприятия, должны храниться определенный период времени, и на хранение документации тоже время оговорено, после этого составляется Акт на утилизацию архивного фонда.

Некоторые материалы можно просто сдать в макулатуру, другие же документы, хоть и утратили свою информативную ценность, но просто так выкинуть их нельзя. Поэтому лучший выход – это воспользоваться услугами организации, предоставляющей  такую услугу, как уничтожение документов.

Каждое предприятие, организация, госучреждение согласно своим внутренним инструкциям может старые бумаги, после составления Акта на утилизацию архивного фонда, определить метод их уничтожения.

Как ликвидируют старую документацию?

  • Утилизация проводится в несколько этапов:
  • Проведение комиссией экспертизы и определение ценности документов.
  • Составление Акта на утилизацию архива
  • Создание Акта на вывоз макулатуры
  • Заказ услуг стороннего предприятия, занимающегося сбором и уничтожением документов.

Существует несколько самых доступных методов утилизации:

  • Измельчение при помощи специального оборудования;
  • Обработка специальными реагентами;
  • Термическая обработка (сжигание)

Сжиганию подлежат не только бумажные документы, но и такие носители информации, как диски, пластиковые карты.

Измельчению на оборудовании (шредере) подвергаются только бумажные документы, не имеющие особой ценности.

Химическими реагентами обрабатывают важные документы списков № 1 и №2, те есть документация очень строгой отчетности.

Что предпочитает заказчик и какой из методов он выберет – это ему решать, для проведения контроля и последовательности проведения уничтожения документации предприятие оставляет за собой право делегировать своего сотрудника.

 Предприятиям, занимающимся сбором макулатуры, вывозом и ликвидацией старой документации, доверять можно. Хотя бы потому, что имея не малый опыт практической работы, эту работу они выполняют значительно лучше, чем кто-то другой. Кроме того, такие люди дорожат своим престижем, репутацией и тайна вашего уничтоженного архива так и останется коммерческой тайной. Они умеют работать, так как самое  главное в их работе – уважение интересов клиента и конфиденциальность.

Все публикации
© 2001–2016 гг. ВСЕ ПРАВА ЗАЩИЩЕНЫ
Региональное информационное агентство "Восток-Медиа"
Редакция в Приморском крае: 690091, г. Владивосток, ул. Тигровая, 30, 10 этаж. Тел.: +7 (423) 260-61-97, e-mail: agency@vostokmedia.com
Редакция в Хабаровском крае: 680063, г. Хабаровск, ул. П. Комарова, 3а, офис 403. Тел.: +7 (4212) 45-30-53, e-mail: habnews@vostokmedia.com
Рекламный отдел: +7 (423) 260-61-99, e-mail: info@vostokmedia.com, reklama@vostokmedia.com

Свидетельства о регистрации средств массовой информации:
ИА «Восток-Медиа» - ИА № ФС77-52802 от 08.02.2013 г., выдано Роскомнадзором.
Сетевое издание «Восток-Медиа» - Эл № ФС77-61690 от 01.05.2015 г., выдано Роскомнадзором.

Рейтинг@Mail.ru